Conservation des documents

Le rangement de nos documents à l'interne nous coûte une fortune! Comment pouvons-nous réduire la quantité de documents à conserver tout en demeurant conformes? Aussi, existe-t-il de meilleures façons de stocker nos documents dans nos bureaux?

Le volume de documents que les entreprises conservent augmente à un rythme effarant. La meilleure façon de vous assurer de ne conserver que les dossiers nécessaires est l'établissement d'un calendrier de conservation. Un calendrier de conservation bien structuré et conforme aux lois vous aide à réduire au minimum les frais de manutention et d'entreposage en réduisant la quantité de documents papier et électroniques à entreposer. Vos employés sont plus productifs car ils ont moins de documents à gérer et à consulter.

Conservation et conformité
Le processus commence par l'établissement d'un plan de classification approprié, qui garantit la conformité de vos documents aux règlements de l'industrie et des gouvernements. Ensuite, nous vous aidons à élaborer une stratégie et un calendrier de conservation qui identifient les documents devant être conservés, la façon de les ranger et le moment où vous pourrez légalement les éliminer. Une stratégie de conservation des documents judicieuse contribue à faire preuve de diligence corporative raisonnable et à réduire les risques de non-conformité et l'exposition aux litiges.

Optimiser l'utilisation de l'espace
En utilisant mieux vos locaux actuels grâce aux produits TAB, vous pouvez diminuer vos frais d'entreposage. L'emploi des produits de rangement appropriés dans vos bureaux accélère le classement et la consultation en améliorant l'accès à l'information. Ainsi, un système de classement à signalisation latérale et codification couleur présente la densité de rangement maximale et une accessibilité améliorée par comparaison avec le classement dans des tiroirs coulissants. L'utilisation de l'espace est optimisée grâce au rétrécissement ou à l'élimination des allées et à l'emploi de toute la hauteur libre. L'accès physique est amélioré grâce à la possibilité de voir l'ensemble des documents du premier coup d'oeil.

Élimination finale
TAB peut vous aider à chaque étape du cycle de vie des documents. Lorsque les documents atteignent la fin du cycle, les politiques et procédures que nous avons mises en oeuvre pour votre organisation indiquent clairement les responsabilités et les activités relatives à l'élimination définitive. Fondé sur les exigences de conformité qui vous sont propres, le calendrier de conservation indique quels sont les dossiers qui peuvent être éliminés en toute sécurité, réduisant les risques auxquels vous êtes exposé et éliminant les frais inhérents à l'entreposage inutile.

Le programme de gestion des documents de TAB
Le programme de gestion des documents de TAB (Rationaliser. Gérer. Accéder. Conserver. Éliminer.) aide votre organisation à réduire la quantité de documents qu'elle conserve et entraîne des réductions de frais d'entreposage tant intérieur qu'extérieur. Nous vous accompagnons dans le processus d'examen des documents pour établir ceux qui ne sont pas essentiels. En éliminant les documents non essentiels, papier et électroniques, vous pouvez diminuer vos frais d'entreposage et augmenter la productivité de votre personnel.

Pour en savoir plus sur la façon dont TAB peut vous aider à réduire vos frais d'entreposage à l'interne, composez le 1 800 417-8010 ou remplissez le formulaire de demande de renseignements.